Festival Latino Coordinator

Primary Function

The part-time Festival Latino Coordinator is the primary community advocate for Festival Latino, building relationships within and across our community to bring to life the family-friendly, free celebration each August. The Festival Latino Coordinator works with CAPA leadership, the development and operations departments, and others to be the lead fundraiser and staff liaison for Festival Latino, ensuring its continued success.

Additional Information: This is a part-time, non-exempt position paying $20-24 per hour. The Coordinator will average 5 – 7 hours per week most of the year, with hours increasing to 20-30 per week during the 3-4 months leading up to Festival Latino, which takes place annually in August. The selected candidate must be able to work a full week (40+ hours) in the weeks leading up to and including the week of Festival Latino.  Additionally, the selected candidate must reside within commuting distance to CAPA’s offices, located at 55 E State Street, Columbus, OH 43215, or agree to relocate prior to starting this position.

Duties and Responsibilities 

• Meets established fundraising goals for Festival Latino through the cultivation, solicitation, and stewardship of new, lapsed, and existing sponsors.
• Increases community involvement with Festival Latino by cultivating strategic partnerships with organizations and individuals, including a diverse population of community leaders and volunteers.
• Provides event leadership for patron and sponsor experience during Festival Latino annually.
• Manages and coordinates the Festival Latino Steering committee, including supporting the Chair of the committee and coordinating all meetings, minutes, and activities for the group.
• Assists with sponsor benefits programs including but not limited to: sponsor events and ticketing, website recognition, and onsite displays for Festival Latino events.
• Represents the development department at company marketing meetings.
• Serves as an ambassador for CAPA at Festival Latino development functions, receptions, and performances.
• Works with the Donor Records Coordinator and the Finance Department to reconcile income and expense reports to ensure accuracy (including reconciling gift entry, proof letters).
• Performs other duties as assigned.

Knowledge, Skills and Abilities 

• Experience building successful strategic partnerships with internal and external partners.
• Knowledge of basic software programs including Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Windows.
• Excellent written, verbal, and interpersonal communication skills required as well as organizational, analytical, and computer skills.
• Experience in planning and executing events including contracting vendors, establishing event day schedules, and defining overall event vision.
• Must be comfortable meeting donors and representing Festival Latino, CAPA and partnering organizations.
• Must be detail oriented and a collaborative team player.
• Ability to prioritize and handle multiple projects.
• Ability to adhere to a timeline.

Credentials and Experience 

• High school diploma required, advanced course work or degree in a related field is preferred, or equivalent combination of education and experience.
• 2-3 years of sales or marketing experience is desired. Nonprofit fundraising experience is a plus.

Special Requirements 

• Requires fluency in written and spoken Spanish and English.
• Must possess a passion for Latino culture and a commitment for advancing the Latino arts community.
• Requires flexibility of schedule to accommodate the needs of the organization, often including weekend and evening events.

El Coordinator del Festival Latino

Funciones esenciales

El Coordinador del Festival Latino; empleado a tiempo parcial de CAPA, es el principal intercesor entre el festival y toda la comunidad involucrada. Es quien edifica las relaciones dentro y fuera de dicha comunidad para dar vida a las celebraciones los meses de agosto; celebraciones que están enfocadas en un ambiente familiar y sin costo alguno. El Coordinador del Festival Latino trabaja conjuntamente con CAPA y el liderazgo que la caracteriza, así como con los departamentos de desarrollo y operaciones, entre otros, para ser el principal recaudador de fondos y el enlace directo con el personal del Festival Latino, y así, asegurar su éxito continuo.

Información adicional: Este es un puesto de trabajo a tiempo parcial, no exento de impuestos, cuya compensación está entre $20 y $24 por hora. El Coordinador, en promedio trabajará de 5 a 7 horas por semana la mayor parte del año, aumentando dichas horas a 20-30 por semana durante los 3-4 meses previos al Festival Latino (anualmente en agosto). El candidato seleccionado deberá poder trabajar una semana completa (más de 40 horas) en las semanas previas, incluyendo la semana del festival. Además, el candidato seleccionado debe residir dentro de la distancia de viaje a las oficinas de CAPA, ubicadas en 55 E State Street, Columbus, OH 43215, o aceptar mudarse antes de comenzar este puesto.

Deberes y responsabilidades

• Cumplir con las metas establecidas para la recaudación de fondos del Festival Latino a través del cultivo, solicitud y administración de nuevos patrocinadores; los caducados y los no caducados.
• Aumentar la participación de nuestra comunidad en el Festival Latino al fomentar alianzas estratégicas con organizaciones e individuos, incluyendo a una población diversa, con líderes comunitarios y voluntarios.
• Brindar gestiones de liderazgo en los eventos, para garantizar una grata experiencia a los patrocinadores durante el festival.
• Administrar y coordinar el comité directivo del Festival Latino, y todas las reuniones, actividades y acuerdos del grupo, incluyendo el apoyo al presidente del comité.
• Ayudar con los programas benéficos para los patrocinadores, los mismo que incluyen; la emisión de boletos, la inspección del sitio web, y los anuncios en la página para aquellos eventos relacionados con el Festival Latino.
• Representar al departamento de desarrollo en las reuniones de marketing de la empresa.
• Servir como embajador de CAPA en las funciones, recepciones y en las presentaciones del Festival Latino.
• Trabajar con el Coordinador de Registros de Donantes/Colaboradores y el Departamento de Finanzas para conciliar los informes de ingresos y gastos, y así garantizar exactitud (incluyendo el empadronamiento y contabilidad de regalos recibidos y las cartas que lo comprueben).
• Hacer otras tareas varias que se le asignen.

Conocimientos y habilidades

• Experiencia en la construcción de alianzas estratégicas exitosas con socios internos y externos.
• Conocimiento de los siguientes programas de software básicos: Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Windows.
• Habilidad en la comunicación escrita, verbal e interpersonal, así como destrezas organizativas, analíticas e informáticas.
• Experiencia en la planificación y ejecución de eventos, incluida la contratación de proveedores, la elaboración de un cronograma para el día del evento y la definición de la visión general de dicho evento.
• Comodidad al momento de reunirse con auspiciadores potenciales, representando al Festival Latino, a CAPA y a las organizaciones asociadas.
• Ser meticuloso y colaborativo como miembro importante de un equipo.
• Habilidad para priorizar y manejar múltiples proyectos.
• Habilidad para seguir una línea de tiempo.

Credenciales y experiencia

• Se requiere un diploma o certificado en educación secundaria, o en un curso avanzado, trabajo. o título en un campo relacionado; o en todo caso, una combinación de educación y experiencia.
• Es preferible tener de 2-3 años de experiencia en ventas o marketing, y cierto conocimiento en recaudación de fondos sin fines de lucro.

Requisitos indispensables

• Fluidez verbal y escrita del idioma español.
• Pasión y compromiso por la cultura latina, y por el desarrollo de la comunidad artística latinoamericana.
• Flexibilidad de horarios y capacidad de adaptación a las necesidades de la organización; las mismas que incluyen eventos nocturnos y en fines de semana, en determinadas ocasiones.

CAPA’s EEO Statement 

The Columbus Association for the Performing Arts (CAPA) is an Equal Opportunity Employer. CAPA does not discriminate in its employment decisions on the basis of race, religion, color, national origin, sex, pregnancy, lactation status, gender identity or expression, sexual orientation, age, disability, veteran or military status, genetic information, or any other protected status.

CAPA’s Diversity & Inclusion Statement 

CAPA believes in the power of diversity – we can only achieve our vision to make Columbus a destination for living, breathing art when we include everyone. CAPA is committed to presenting art that brings people from all backgrounds together to experience the transformative power of the arts. In the same spirit that we celebrate the many forms of performance art on our stages, we value, appreciate, and celebrate all human beings in our community. 

CAPA recognizes that there are cultural and systemic barriers that prevent complete inclusivity and equity. CAPA’s Diversity and Inclusion commitment is to progressively and continuously work to identify those barriers and intentionally adapt our practices, demonstrate our efforts, and measure the results to promote inclusion and equity.